Автоматизация бизнес-процессов
В наши дни для повышения эффективности деятельности государственных учреждений и коммерческих компаний необходимо организовать качественную автоматизацию производственного процесса. Решить данную задачу в самые короткие сроки и с наименьшими потерями помогают специальные программы. Рассмотрим принцип действия одной из них — системы ЕВФРАТ.
Система работает при помощи передовых технологий: подсистем автоматической обработки документации и разбора содержания документа, а также механизма workflow. Все это позволяет автоматизировать процесс выполнения рутинных операций, которые входят в состав любого бизнес-процесса, существенно повысить качество и скорость их выполнения.
* Технологии workflow – основа автоматизации бизнес-процессов. С помощью данной технологии можно полностью автоматизировать процессы, когда задания или информация передаются от одного пользователя к другому в соответствии со сводом процедурных правил. Это дает возможность организовать деятельность компании как с традиционным функциональным подходом, так и с процессным. Последний вариант подхода позволяет оптимизировать и упростить сложные иерархические структуры, которые существуют при функциональном подходе, а также придать компании большую ориентацию на клиента, упросить необходимую передачу информации между структурными подразделениями и исключить те операции, за которые конкретные люди или отделы не должны отвечать.
* Автоматическая обработка событий и документов — подсистема позволяет пользователю самостоятельно устанавливать срок выполнения задания, назначать исполнителя документа, на основе шаблонов формировать типовые документы, составлять отчеты выполнения заданий и др. Таким образом, часть операций, инициируемых ранее только человеком, сегодня осуществляется в автоматическом режиме. Это освобождает сотрудников от скучной рутинной работы и тем самым ускоряет бизнес-процессы за счет снижения их трудоемкости.
* Разбор содержания документа — выполняется при помощи подсистемы «понимание документов», что позволяет системе самостоятельно проводить анализ документов, созданных в формате Microsoft Word и выделять их смысловые части. Обработанная информация заносится в систему как реквизиты документа. На процесс тратится около 3 секунд, а это раз в 15 меньше того времени, которое затрачивается на регистрацию одного документа в случае ручного ввода данных.
